Начало и первая половина дня
1. Приход на работу за 15 мин. до прихода руководителя. Привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), просмотреть план на предстоящий день.
2. Подборка в соответствии с планом на текущий день нужных документов и дел.
3. Обработка и регистрация полученной корреспонденции.
4. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя (выделить главную мысль документа путем подчеркивания, подобрать материалы, относящиеся к данному вопросу).
5. Подготовка вариантов возможных ответов или распределение по исполнителям несложных документов.
6. Просмотр поступивших обзоров, отчетов, ведомственных изданий, приглашений, а также сообщений о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях.
7. Утренний доклад руководителю о корреспонденции.
8. Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий на текущий день и на следующий. Запись указаний и распоряжений руководителя.
9. Передача по телефону или лично указаний руководителя соответствующим исполнителям, напомнить об истекающих сроках исполнения документов.
10. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).
11. Подшивка исполненных документов в дела.
12. Реферирование и редактирование документов.
13. Выполнение печатных работ.
14. Копирование и размножение документов в соответствии с указаниями руководителя.
Вторая половина дня
15. Продолжение работы с телефоном и посетителями.
16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
17. Вечерний доклад руководителю о вновь поступившей корреспонденции и исполненных документах. Взять у руководителя отработаннее им документы.
18. Наметить мероприятия на следующий день.
19. Обработка и отправка исходящих документов адресатам.
Конец рабочего дня
20. Просмотр ежедневника и информирование соответствующих служб о подготовки к проведению мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).
21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня – обеспечение его всей необходимой информацией, материалами.
22. Привести в порядок своего рабочего места.
| 