В зависимости от состава участников, периодичности проведения и характера обсуждаемых вопросов, они делятся на:
Есть выражение: «Хочешь сократить длительность совещания - не жалей времени на его подготовку».
1. Крупные совещания проводятся по плану, который дает возможность секретарю заранее продумать мероприятия по их подготовке.
Техническое оснащение совещания:
стулья,
столы (для президиума),
меловая доска,
микрофон,
трибуна,
аптечка с медикаментами и т.д.
Вместе с техническим персоналом секретарь проверяет исправность сетевых розеток, видео- и акустической аппаратуры, наличие удлинительных шнуров, экранов и т.д.
Необходимо предусмотреть рабочее место для стенографистки, при необходимости - присутствие переводчика.
Организационное обеспечение участников совещания:
-
регистрация;
-
размещение;
-
транспортное обеспечение;
-
питание;
-
культурно-массовые мероприятия;
-
снабжение канцпринадлежностями;
-
оснащение помещения техническими средствами.
2. Секретарь, как правило, ведет подготовку к оперативным совещаниям, которые проводятся раз в неделю или ежедневно в кабинете руководителя.
Обязанности секретаря по подготовке оперативного совещания:
-
оповещает участников совещания;
-
осуществляет контроль за их своевременной явкой;
-
выясняет и докладывает руководителя о причинах отсутствия участников на совещании;
-
обеспечивает канцтоварами, стульями участников совещания; · после окончания совещания приводит в порядок кабинет.
3. Если руководитель приглашен на совещание, то секретарь должен:
-
заранее подготовить для него нужные документы;
-
отпечатать текст доклада;
-
своевременно напомнить руководителю о дате, месте и часе совещания, его продолжительности.
4. Если руководитель посылает на совещание своего заместителя, то секретарь должен сообщить ему всю необходимую информацию и обеспечить соответствующими материалами.
Источник: http://www.delovodstvo.ru | 